Office Assistant

Un poste d'Office Assistant vient de s’ouvrir au sein d’une société active dans le secteur légal à Ixelles. En tant qu’Office Assistant, vous évoluerez dans un poste très polyvalent, au sein d’une société internationale.

En tant qu'Office Assistant, vous serez responsable des tâches suivantes :

• Assister les assistants personnels de l'équipe et fournir un soutien administratif en cas de surcharge de travail (ouverture des dossiers des clients, lettres de mission, mise en page des documents, réservation des voyages, soumission des dépenses et autres projets selon les besoins)
• Traiter les appels téléphoniques entrants et accueillir les visiteurs
• Réserver et préparer les salles de réunion : apparence, restauration et équipement
• Maintenir l'apparence des espaces communs (réception, salles de réunion, cuisine, salle de photocopie, etc.)
• Préparer les bureaux pour les avocats en visite
• Préparer et distribuer le programme quotidien du bureau
• Traiter le courrier entrant et sortant, y compris les envois recommandés et les livraisons de courrier express
• Entretenir la machine à café
• Commander des fournitures de bureau, de cuisine et d'autres articles pour le bureau
• Vérifier les photocopieurs et la machine à timbrer pour les recharger
• Assister l'équipe informatique à Washington et au bureau de Bruxelles pour les questions informatiques, la mise en place de vidéoconférences, le remplacement d'équipements, etc.
• Assister le chef de bureau dans la coordination de l'entretien et des réparations de l'équipement et des locaux
• Mettre à jour la liste de contacts des fournisseurs
• Gérer les publications entrantes et les abonnements à la bibliothèque (mots de passe et logins) ; maintenir les étagères de la bibliothèque en bon état
• Travailler avec le département des archives à Washington pour s'assurer que tous les dossiers (clients et autres, si nécessaire) sont scannés et conservés dans la base de données du cabinet
• Mise à jour des inventaires (informatique, bibliothèque, mobilier, etc.)

Le profil idéal pour la fonction d’Office Assistant:

• Bilingue français - anglais
• Dynamique, autonome, efficace et organisé.e
• Une expérience dans un rôle de soutien administratif dans un environnement professionnel est un avantage
• Une expérience dans un cabinet d'avocats est un avantage
• Travailler en équipe, s'adapter aux changements de priorités et faire preuve de discernement
• Gérer la pression, suivre les projets et respecter les délais ; faire preuve d'initiative pour améliorer l'efficacité
• Compétences techniques et informatiques requises : maîtrise de MS Office Suite, y compris Word, Excel, PowerPoint, mises à jour simples du site web et recherches

Notre client vous offre:

• Un contrat intérim en vue d’engagement fixe, ou immédiatement permanent
• Un package salarial attractif assorti de nombreux avantages extra-légaux
• Un environnement de travail dynamique et challengeant, au sein d’une société internationale

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Information sur Walters People

Walters People, partie du groupe Robert Walters, est spécialisé dans le recrutement temporaire et junior permanent dans les domaines comptabilité, taxe & trésorerie, banque & assurances, finance, HR & payroll, business support et internal sales.

Nous aidons également les étudiant.e.s à trouver un emploi d’étudiant.e pendant les mois d'été ou pendant l'année scolaire. www.walterspeople.be