Executive Assistant

Un nouveau poste de Executive Assistant vient de s'ouvrir chez l'un de nos clients dans le secteur de la consultance. Ce client est situé à Ixelles et est facilement accessible en transport en commun. Il vous sera demandé de soutenir l'équipe, en particulier les associés/directeurs, en assurant l'efficacité et le bon fonctionnement quotidien du bureau et en supervisant les efforts déployés pour répondre à la croissance continue de l'entreprise. Vous devez aimer assumer une grande variété de tâches et être proactif en aidant là où c'est nécessaire.

En tant que Executive Assistant, vous serez chargé(e) des tâches suivantes :

• Travailler avec les partenaires pour répondre à la croissance continue de l'entreprise.
• Impression/signature de documents clés.
• Diriger la gestion du bureau, l'achat de fournitures de bureau, la programmation, l'aménagement et la préparation des salles de réunion et des salles Zoom.
• Planifier et exécuter les réunions sociales du bureau avec la participation des collègues/partenaires.
• Gérer les relations avec toutes les installations externes et la maintenance, les abonnements avec les fournisseurs et les outils en ligne.
• Gérer l'organisation des voyages.
• Assurer le classement et l'archivage des documents importants tels que les contrats, les bons de commande, etc.
• Rapprochement des comptes bancaires : collecter les notes de frais, enregistrer les reçus pour 3 cartes de crédit.
• Gérer et faire approuver le paiement des factures d'achat (par exemple, fournisseurs tiers), des abonnements, etc.
• S'assurer, avec les responsables des clients, que les factures sont envoyées aux clients à temps et correctement.
• Assurer la liaison avec les services de paie (SDWorkx/Besox) pour les salaires mensuels, les congés, etc.
• Liaison avec la direction sur les contrats des nouveaux employés, avec Bruxelles Formation sur les contrats des stagiaires (CIP).
• Aider les employés/le management avec les tiers pour les questions d'administration des employés.

Le profil idéal d'un(e) Executive Assistant :

• Très bonne maîtrise de l'anglais et du français, autres langues un avantage
• Expérience en gestion de bureau ou en administration de direction
• Vous êtes autonome et prenez les choses en main; vous êtes orienté vers les solutions.
• Vous avez un bon sens de l'organisation

Ce que notre client vous offre :

• Un contrat d’intérim avec possibilité d’engagement fixe.
• Un salaire compétitif.
• Des avantages extralégaux.
• Un lieu de travail agréable, avec une équipe dynamique.

Si vous êtes organisé(e), proactif(ve), problem solver, ce poste de Executive Assistant est peut-être fait pour vous !

Ce n'est pas le poste que vous recherchiez ? Peut-être connaissez-vous quelqu'un dans votre réseau qui pourrait être intéressé. Recommandez-lui Walters People et soyez récompensé.