Soorten gevoelige of bijzondere persoonsgegevens - tijdens het wervingsproces of in het kader van de door ons aangeboden diensten kunnen we persoonsgegevens verzamelen die in sommige landen worden ingedeeld als gevoelige of bijzondere persoonsgegevens. Daarbij kan de lokale privacywetgeving ons verplichten om uw uitdrukkelijke toestemming te vragen voor de verwerking van zulke persoonsgegevens. Als we uw uitdrukkelijke toestemming nodig hebben, krijgt u een toestemmingsverklaring. Neem contact met ons op als we volgens u gevoelige of bijzondere persoonsgegevens over u bewaren en u geen toestemmingsverklaring heeft gekregen.

 

Verder verwerken we de volgende soorten gegevens over kandidaten en gebruikers van websites van de Robert Walters-groep:

 

·        Samengevoegde gegevens, zoals statistische of demografische gegevens, voor alle doelen. Samengevoegde gegevens kunnen van uw persoonsgegevens zijn afgeleid, maar worden door de wet niet als persoonsgegevens aangemerkt omdat uw identiteit hiermee niet direct of indirect kan worden achterhaald. We kunnen bijvoorbeeld gebruiksgegevens samenvoegen om te berekenen welk percentage van de gebruikers een specifieke functie van de website gebruikt. Als we samengevoegde gegevens echter combineren met of koppelen aan uw persoonsgegevens op een manier waardoor u direct of indirect kunt worden geïdentificeerd, behandelen we de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens en voldoen we bij het gebruik daarvan aan dit privacybeleid;

 

·        Geanonimiseerde gegevens zijn gegevens die op basis van persoonsgegevens zijn gegenereerd, maar waaruit uw identiteit is verwijderd zodat de gegevens niet naar u kunnen worden herleid.

 

De leeftijd waarop een persoon als minderjarig geldt, verschilt van land tot land. We verzamelen in de regel geen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar.

2.    Hoe we persoonsgegevens verzamelen

We verzamelen persoonsgegevens meestal direct bij u. We verzamelen bijvoorbeeld persoonsgegevens wanneer u:

·        persoonlijk, per telefoon, brief, fax, e-mail of via onze websites contact met ons heeft;

·        zich bij ons inschrijft (bijvoorbeeld tijdens een carrièrebeurs);

·        andere informatie bij ons indient, zoals een cv;

·        psychometrische of andere beoordelingen doorloopt;

·        zich aanmeldt voor vacaturemeldingen;

·        zich abonneert op onze publicaties;

·        een door ons georganiseerd evenement bijwoont;

·        deelneemt aan een wedstrijd, promotie of enquête; en/of

·        ons feedback geeft.

Verder kunnen we via de volgende externe kanalen persoonsgegevens over u verzamelen:

·        organisaties die, voor zover toegestaan in het rechtsgebied, screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uitvoeren;

·        onze opdrachtgevers en hun externe leveranciers;

·        overheidsinstanties en toezichthouders, waaronder belastingautoriteiten en socialezekerheidsinstellingen;

·        externe leveranciers, waaronder andere wervings- en selectiebureaus, aanbieders van vacaturebanken, verzamelsites voor vacatures en leveranciers van beheerde services die deel uitmaken van onze aanvoerketen;

·        andere wervingsbureaus;

·        aanbieders van analysediensten, waaronder Google Analytics en diverse vacaturebanken; en

·        communicatieplatformen zoals Adobe Marketo, Cison en PR.

In rechtsgebieden waar dit is toegestaan, kunnen we ook openbaar beschikbare bronnen gebruiken om onder meer de volgende persoonsgegevens over u te verzamelen:

·        uw identiteits- en historische gegevens op sociale media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook;

·        uw identiteits- en contactgegevens uit bedrijfs-, handels- of kiesregisters; en

·        uw identiteit uit kwalificatie- en ledenlijsten van beroepsorganisaties.

U kunt zich bij de Robert Walters-groep registreren of aanmelden met een account van LinkedIn, Facebook or Google ('socialmedia-account'). Zo kunt u snel en eenvoudig gebruikmaken van onze online diensten zonder dat u een specifieke account hoeft te maken bij ons. Als u deze functie wilt gebruiken, verwerken we uw naam en het primaire e-mailadres van uw socialmedia-account zoals bepaald in dit beleid.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websiteservers worden gemaakt en op uw pc of mobiele apparaat worden geplaatst. Afhankelijk van de cookie-instellingen van uw browser verzamelen we met behulp van cookies automatisch persoonsgegevens over u als u websites van de Robert Walters-groep bezoekt. Meer informatie over deze cookies, waaronder de manier waarop we ze gebruiken en welke keuzes u heeft, vindt u in ons cookiebeleid. Kijk voor meer informatie over het gebruik van cookies op http://www.allaboutcookies.org/.

3.    Hoe we persoonsgegevens gebruiken

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen als de wet dat toestaat. Deze eis dekt alle hierna beschreven doeleinden.

Kandidaten

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

·        loopbaan-, wervings- en/of bemiddelingsdiensten aan of namens u te leveren;

·        uw gegevens te koppelen aan vacatures die volgens ons bij u passen om uw geschiktheid voor die vacatures te beoordelen;

·        u de mogelijkheid te bieden om uw cv in te dienen, te solliciteren naar specifieke functie of u te abonneren op onze vacaturemeldingen zodat wij op de hoogte kunnen brengen van nieuwe relevante vacatures;

·        namens u naar vacatures te solliciteren door uw persoonsgegevens naar opdrachtgevers te sturen;

·        het wervingsproces te faciliteren als een opdrachtgever besluit dat uw sollicitatie doorgaat naar de volgende ronde;

·        contractuele verplichtingen aan onze opdrachtgevers na te komen;

·        u te informeren over relevante ontwikkelingen in de branche, evenementen, promoties en wedstrijden, en om andere relevante informatie te communiceren;

·        uw vragen en verzoeken te beantwoorden;

·        statistische analyses uit te voeren;

·        diversiteit te controleren;

·        onze verplichtingen op basis van de regelgeving na te komen;

·        rechtsvorderingen uit te oefenen of te verdedigen;

·        screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uit te voeren;

·        misdrijven te voorkomen of op te sporen in gevallen waarin de wet ons verplicht zulke controles uit te voeren; en

·        u aanvullende informatie over de arbeidsmarkt en arbeidskansen te sturen die interessant voor u kan zijn.

 

Websitegebruikers:

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

·        onze klantenservice te verbeteren en onze processen meer op u af te stemmen (waaronder onze website aan uw behoeften aanpassen);

·        u te informeren over de wervingsdiensten voor alle gebieden waarop we actief zijn;

·        u informatie te sturen waarvan u heeft aangegeven dat u die graag wilt ontvangen of u informatie te sturen over producten of diensten die u afneemt. Zulke informatie kan onder meer bestaan uit:

o   digitale en gedrukte nieuwsbrieven;

o   e-mails over ons dienstenaanbod en lanceringen van nieuwe producten;

o   herinneringen over de verlenging van uw producten of diensten; en

o   mogelijkheden om deel te nemen aan marktonderzoeken.

Afhankelijk van de door u geselecteerde voorkeuren communiceren we met u per post, telefoon, sms, e-mail of via andere elektronische methoden, zoals sociale en digitale media. Hierbij kunnen we gebruiksgegevens gebruiken om deze berichten te personaliseren en relevant voor u te maken.

Referenties:

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen om de referenties van een kandidaat na te trekken.

Visumaanvragers:

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens om uw visumaanvraag voor te bereiden en bijbehorende immigratiediensten te verlenen.

4.    Met wie uw persoonsgegevens worden gedeeld

Afhankelijk van de plaatselijke voorschriften in een rechtsgebied kunnen we uw persoonsgegevens verstrekken aan:

·        elk bedrijf binnen de Robert Walters-groep;

·        potentiële werkgevers of opdrachtgevers;

·        andere wervingsbureaus of tussenpersonen die het aanbod van personeel beheren;

·        gegevensverwerkers van de Robert Walters-groep;

·        organisaties die screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uitvoeren;

·        uw referenten;

·        uw vorige werkgevers en relevante opleidingsinstellingen;

·        uw beroepsorganisaties;

·        overheidsinstanties en toezichthouders, waaronder belastingautoriteiten en socialezekerheidsinstellingen;

·        externe leveranciers, waaronder andere wervings- en selectiebureaus, aanbieders van vacaturebanken, verzamelsites voor vacatures en leveranciers van beheerde services die deel uitmaken van onze aanvoerketen; en

·        derde partijen wanneer we besluiten delen van onze activiteiten of activa te verkopen, over te dragen of te fuseren. Daarnaast kunnen we overgaan tot overname van of een fusie met andere bedrijven. Bij wijzigingen in onze bedrijfsstructuur kan een eventuele nieuwe eigenaar uw persoonsgegevens gebruiken zoals uiteengezet in dit beleid.

We staan niet toe dat onze externe dienstverleners uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. Ze mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de aangegeven doeleinden en moeten daarbij onze instructies volgen, die onder meer naleving van dit beleid omvatten.

5.    Rechtsgrondslagen

In sommige landen moeten Robert Walters-bedrijven die optreden als verwerkingsverantwoordelijke vaststellen welke rechtsgrondslag uit de toepasselijke wetgeving de basis vormt voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Afhankelijk van onze relatie met u baseren wij ons, voor zover van toepassing, op een of meer van de volgende rechtsgrondslagen:

Als u wilt weten op welke rechtsgrondslagen we de verwerking van uw persoonsgegevens baseren, kunt u contact opnemen via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

6.    Bewaring

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verzameld, met inbegrip van het voldoen aan wettelijke, boekhoudings- of rapportageverplichtingen. De relatie tussen u en ons betekent voor ons dat we uw loopbaan ondersteunen gedurende meerdere functies en opdrachten. Met het oog hierop kunnen we, als het in redelijkheid aannemelijk is dat we een doorlopende relatie zullen hebben, uw gegevens bewaren voor een periode die aanzienlijk langer is dan één plaatsing of opdracht. 

Als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, zorgen we voor een passende en veilige verwijdering daarvan. Bij het vaststellen van een passende bewaartermijn voor persoonsgegevens nemen we de volgende factoren in aanmerking:

·        de hoeveelheid persoonsgegevens en de aard daarvan;

·        de gevoeligheid van de gegevens;

·        het mogelijke risico op schade als gevolg van onrechtmatig gebruik of onrechtmatige bekendmaking van de persoonsgegevens;

·        de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens door ons;

·        of we de betreffende doelen op andere manieren kunnen bereiken; en

·        de toepasselijke wettelijke vereisten.

In gevallen waarin we optreden als gegevensverwerker van onze opdrachtgever (de verwerkingsverantwoordelijke), bewaren we uw persoonsgegevens volgens de door de opdrachtgever voorgeschreven bewaartermijnen.

7.    Uw rechten

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens worden bepaald door het land waarin u zich bevindt en de toepasselijke privacywetgeving. Deze rechten kunnen het volgende omvatten:

Als u uw wettelijke rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

Als de wet dit toestaat, kunnen er voor inzage in uw persoonsgegevens of de uitoefening van een ander recht kosten in rekening worden gebracht. U hoort van ons of er kosten van toepassing zijn voordat we uw verzoek uitvoeren.

Daarnaast kunnen we bepaalde informatie opvragen om uw identiteit te verifiëren, om te controleren of u gerechtigd bent de in de bovenstaande tabel genoemde rechten uit te oefenen en om te voorkomen dat uw persoonsgegevens worden verstrekt aan een onbevoegde.

We beantwoorden alle rechtmatige verzoeken binnen de wettelijke termijn (voor zover van toepassing).

8.    Technologie

We gaan op een zorgvuldige manier om met uw persoonsgegevens. Af en toe gebruiken we technologische filters om binnengekomen sollicitaties te sorteren en kandidaten te koppelen aan specifieke vacatures. Als de beoordeling van uw sollicitatie voor een belangrijk deel met technologische middelen is uitgevoerd, zullen we u dit laten weten. Als we in verband hiermee contact met u opnemen en u van mening bent dat we bij de beoordeling van uw sollicitatie nog andere aspecten moeten meewegen, kunt u die aan ons doorgeven.

9.    Veiligheid van gegevens

We gebruiken een combinatie van beveiligde digitale faciliteiten en papieren dossiers om uw persoonsgegevens te bewaren.

We hanteren passende beveiligingsmaatregelen voor uw persoonsgegevens, waaronder bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk verlies en onbedoelde vernietiging of beschadiging.

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd die passende bescherming bieden tegen mogelijke schade als gevolg van ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk of onrechtmatig verlies, onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging of beschadiging en ongeoorloofde inzage in of bekendmaking of beschadiging van uw persoonsgegevens, waaronder:

·        sloten en beveiligingssystemen;

·        encryptie;

·        gebruikersnamen en wachtwoorden;

·        virusscanners;

·        auditprocedures en regelmatige controles van de gegevensintegriteit; en

·        registratie van bestandsbewerkingen.

We verlenen medewerkers, vertegenwoordigers, contractanten en andere externe partijen alleen toegang tot uw persoonsgegevens als ze die om zakelijke redenen nodig hebben. Ze moeten bij de verwerking van uw persoonsgegevens onze instructies opvolgen en de bovengenoemde toegangsmaatregelen toepassen. Daarnaast geldt voor deze partijen een geheimhoudingsplicht.

We hebben met derden met wie we uw persoonsgegevens delen veiligheidsgerelateerde maatregelen afgesproken als waarborg dat de verwerking door deze derden aansluit bij de manier waarop wij uw persoonsgegevens beschermen.

Daarnaast hebben we procedures ingesteld voor de omgang met vermeende inbreuken op persoonsgegevens en we zullen u en de betreffende toezichthouder op de hoogte stellen als dat wettelijk verplicht is.

Als er volgens u er sprake is van misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, moet u dit direct bij ons melden via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

10.    Opslag en doorgifte van persoonsgegevens

·        Persoonsgegevens afkomstig uit het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte ('Persoonsgegevens uit het VK of de EER')

Gezien de internationale aard van onze bedrijfsactiviteiten kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens uit het VK of de EER door te geven naar gebieden buiten het VK en de EER. We kunnen persoonsgegevens bijvoorbeeld aan bedrijven van de Robert Walters-groep, dienstverleners en openbare of overheidsinstanties doorgeven om onze wervingsdiensten uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Tenzij we toestemming hebben of een uitzondering van toepassing is, zullen we bij doorgifte van persoonsgegevens uit het VK of de EER naar gebieden buiten het VK en de EER passende beschermingsmaatregelen treffen, bijvoorbeeld door goedgekeurde contractuele bepalingen toe te passen. We verstrekken op verzoek informatie over de beschermingsmaatregelen die we hebben ingesteld.

Wij, onze dienstverleners en/of de derden aan wie we persoonsgegevens uit het VK of de EER verstrekken, kunnen deze gegevens doorgeven naar gebieden buiten het VK en de EER.

·        Persoonsgegevens afkomstig van buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte ('Persoonsgegevens van buiten het VK of de EER')

Buiten het VK en de EER verzamelen we persoonsgegevens over personen in de volgende landen: Afrika, Australië, Brazilië, Canada, Chili, China (inclusief Hongkong en Taiwan), de Filippijnen, India, Indonesië, Japan, Maleisië, Mexico, het Midden-Oosten, Nieuw-Zeeland, Singapore, Thailand, de Verenigde Staten van Amerika, Vietnam, Zuid-Afrika, Zuid-Korea en Zwitserland.

Gezien de internationale aard van onze bedrijfsactiviteiten kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens van buiten het VK of de EER door te geven naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied waarin de gegevens zijn verzameld (het 'oorspronkelijke gebied'). Om onze wervingsdiensten uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, kunnen we persoonsgegevens bijvoorbeeld internationaal doorgeven aan bedrijven van de Robert Walters-groep, potentiële werkgevers, dienstverleners en openbare of overheidsinstanties in elk van de bovenvermelde landen.

We zullen ervoor zorgen dat bij doorgifte van persoonsgegevens van buiten het VK of de EER naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied voldaan wordt aan de toepasselijke wetgeving. Wij, onze dienstverleners en/of de derden aan wie we persoonsgegevens van buiten het VK of de EER verstrekken, kunnen deze gegevens doorgeven naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied.

11.    Privacybeleid van derden

Dit beleid gaat over de manier waarop de Robert Walters-groep uw persoonsgegevens behandelt. Lees ook het privacybeleid van de socialmedia-platformen en externe websites waarmee u websites van de Robert Walters-groep opent. We raden u aan het privacybeleid van deze sites door te nemen voordat u persoonsgegevens doorgeeft aan deze sites.

12..    Wijziging van dit beleid

We behouden ons het recht voor om dit beleid van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen worden zeven dagen voordat ze in werking treden aangekondigd op onze website. We kunnen spoedeisende wijzigingen doorvoeren in dit beleid als dit naar ons oordeel redelijk is, bijvoorbeeld om te voldoen aan wet- of regelgevingseisen.

13..    Contact met ons opnemen

Neem contact met ons op als u vragen of opmerkingen over onze privacyprocedures heeft of als u een verzoek tot uitoefening van uw privacyrechten wilt doen. U kunt:

·        een e-mail sturen naar de mailbox voor uw land uit deze lijst: 

·        contact opnemen met de Data Protection Officer (DPO):

Richard Harris

DPO@robertwalters.com

·        contact opnemen met onze vertegenwoordiger in de EU (ALLEEN VOOR RESOURCE SOLUTIONS UK):

Sandy Scott

eu.representative@robertwalters.com

 

14.    Landspecifieke informatie

Données sensibles ou de catégories particulières - au cours du processus de recrutement et dans le cadre des services que nous fournissons, nous pouvons collecter des données personnelles jugées comme sensibles ou relevant d’une catégorie particulière dans certains pays. Nous pourrions être tenus, au titre du droit local sur le respect de la vie privée, d’obtenir votre consentement explicite pour gérer ce type de données personnelles. Un formulaire de consentement vous sera envoyé si nous avons besoin de votre consentement express. Veuillez nous contacter si aucun formulaire de consentement ne vous a été communiqué alors que vous pensez que nous détenons des données sensibles ou relevant d’une catégorie particulière à votre sujet.

 

Concernant les candidats et les utilisateurs des sites internet du groupe Robert Walters, nous traitons également les types de données suivants :

 

·        Données agrégées, comme des données statistiques ou démographiques à toute fin. Les données agrégées peuvent provenir de vos données personnelles, mais la loi ne les considère pas comme des données personnelles étant donné qu’elles ne révèlent pas, directement ou indirectement, votre identité. À titre d’exemple, nous pouvons agréger vos données d’utilisation pour calculer le pourcentage d’utilisateurs qui emploient une fonctionnalité spécifique d’un site internet. Toutefois, si nous combinons ou relions des données agrégées à vos données personnelles de manière à ce qu’il soit possible de vous identifier directement ou indirectement, nous traitons ces données combinées comme des données personnelles qui sont utilisées conformément à la présente politique de protection de la vie privée ;et

 

·        Données anonymisées, qui sont des données créées à partir de vos données personnelles dont votre identité a été retirée et qui ne permettent pas de vous identifier.

 

L’âge de la majorité varie en fonction du pays. En général, nous ne collectons pas des données personnelles sur les personnes de moins de 18 ans.

2.    Méthode de collecte des données personnelles

En général, nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous. À titre d’exemple, nous collectons vos données personnelles lorsque :

·        vous interagissez avec nous en personne, par téléphone, lettre, télécopie, e-mail ou via nos sites internet ;

·        vous vous inscrivez auprès de nous (p. ex. : aux salons de l’emploi) ;

·        vous nous soumettez toute autre information, comme un CV ;

·        vous réalisez des évaluations psychométriques ou autres ;

·        vous souscrivez à des e-mails de notification d’emploi ;

·        vous vous abonnez à nos publications ;

·        vous participez à un événement que nous avons organisé ;

·        vous participez à un concours, une promotion ou une enquête ; et/ou

·        vous nous envoyez des commentaires.

Nous pouvons également passer par les canaux tiers suivants pour collecter vos données personnelles :

·        les organisations d’examen de pré-embauche et de vérification des antécédents qui sont autorisées dans la juridiction concernée ;

·        nos clients et leurs fournisseurs tiers ;

·        les organismes gouvernementaux et réglementaires, comme les autorités fiscales et la sécurité sociale ;

·        les fournisseurs tiers, y compris d’autres agences de recrutement et d’emploi, des fournisseurs de sites de recherche d’emploi et des regroupeurs d’offres d’emploi, et nos prestataires de services gérés qui appartiennent à notre chaîne logistique ;

·        d’autres agences de recrutement ;

·        des fournisseurs d’analyses, tels que Google Analytics, et d’autres sites de recherche d’emploi ; et

·        des plateformes de communication, comme Adobe Marketo, Cison et PR.

Nous pouvons également collecter vos données personnelles auprès de sources accessibles au public, si le droit local l’autorise, y compris :

·        votre identité et vos données historiques provenant des sites de médias sociaux, comme LinkedIn, Twitter et Facebook ;

·        votre identité et vos coordonnées provenant des registres du commerce et des sociétés ou des listes électorales ; et

·        votre identité provenant de listes d’homologation et d’affiliation à des organismes professionnels.

Nous vous autorisons à vous inscrire ou à vous connecter à un compte du groupe Robert Walters en utilisant un compte LinkedIn, Facebook ou Google (« Compte de média social ») afin que vous puissiez utiliser simplement et facilement nos services en ligne sans avoir à créer un compte spécifique chez nous. Si vous choisissez d’avoir recours à cette fonctionnalité, nous traiterons votre nom et votre adresse électronique principale provenant de ce compte de média social conformément à la présente politique.

Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur ou votre dispositif mobile, qui sont créés par les serveurs du site internet. Nous collectons automatiquement vos données personnelles par le biais des cookies lorsque vous visitez les sites internet du groupe Robert Walters, en accord avec les paramètres de votre navigateur en matière de cookies. Pour en savoir plus sur ces cookies, notamment sur la façon dont nous les utilisons et les options dont vous disposez, veuillez lire notre Politique en matière de cookies. Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation des cookies sur http://www.allaboutcookies.org/.

3.    Utilisation des données personnelles

Nous n’utiliserons vos données personnelles que dans le respect de la loi, et les utilisations stipulées ci-dessous seront soumises à cette exigence.

Candidats

Nous collecterons et traiterons vos données personnelles afin de :

·        vous procurer des services de carrière, de recrutement et/ou des services intermédiaires connexes ;

·        chercher des postes vacants correspondants à vos informations qui semblent conformes à vos attentes, afin d’évaluer votre adéquation ;

·        vous permettre d’envoyer votre CV, de postuler à des postes spécifiques ou de souscrire à nos e-mails de notification d’emploi afin que nous puissions vous prévenir de l’arrivée d’un poste vacant approprié ;

·        postuler à des offres d’emploi pour votre compte en envoyant vos données à des clients ;

·        faciliter le processus de recrutement si un client souhaite pousser plus loin votre demande ;

·        remplir nos obligations contractuelles envers nos clients ;

·        vous informer des développements sectoriels, événements, promotions et concours pertinents, et vous communiquer toute autre information appropriée ;

·        répondre à vos requêtes ou questions ;

·        réaliser des analyses statistiques ;

·        surveiller la diversité ;

·        respecter nos engagements réglementaires ;

·        donner suite à ou défendre une réclamation juridique ;

·        effectuer un examen de pré-embauche ;

·        éviter ou détecter un crime lorsque nous sommes tenus par la loi d’exécuter une telle surveillance ; et

·        vous fournir des informations supplémentaires, susceptibles de vous intéresser, sur le marché de l’emploi et les offres d’emploi.

 

Utilisateurs des sites internet :

Nous collecterons et traiterons vos données personnelles afin de :

·        améliorer notre service à la clientèle et rendre notre mode de fonctionnement plus utile (ce qui inclut de personnaliser nos sites internet pour mieux répondre à vos exigences) ;

·        vous informer de nos services de recrutement, de conseil et de management de transition dans tous les domaines de notre activité ;

·        vous envoyer des communications lorsque vous avez indiqué que vous aimeriez recevoir ces informations ou que vous avez acheté nos produits ou services, y compris ce qui suit :

o   des lettres d’information électroniques et en version papier ;

o   des e-mails sur les services que nous proposons et les lancements de nouveaux produits ;

o   des rappels des dates de renouvellement de nos produits ou services ; et

o   des possibilités de participer à une étude de marché.

En fonction des préférences de contact que vous avez sélectionnées, nous vous enverrons des communications par courrier, téléphone, SMS, e-mail ou autres moyens électroniques comme les médias sociaux et numériques. Nous pourrons employer vos données d’utilisation pour garantir que ces messages sont personnalisés et pertinents pour vous.

 

Référents :

Nous utiliserons vos données personnelles dans le seul but d’effectuer une vérification des références d’un candidat.

 

Demandeurs de visa :

Vos données personnelles seront collectées et traitées par nos soins dans le but de préparer et de traiter votre demande de visa et de vous fournir les services d’immigration associés.

4.    Partage de vos données personnelles

Sous réserve des réglementations de la juridiction locale, nous pouvons divulguer vos données personnelles à :

·        toute entreprise du groupe Robert Walters ;

·        des employeurs ou recruteurs potentiels ;

·        d’autres entreprises de recrutement ou intermédiaires impliqués dans la gestion de l’offre en personnel ;

·        des sous-traitants des données personnelles du groupe Robert Walters ;

·        des organisations d’examen de pré-embauche et de vérification des antécédents ;

·        vos référents ;

·        vos anciens employeurs et établissements d’enseignement pertinents ;

·        vos organismes professionnels ;

·        des organismes gouvernementaux et réglementaires, comme les autorités fiscales et de sécurité sociale ;

·        les fournisseurs tiers, y compris d’autres agences de recrutement et d’emploi, des fournisseurs de sites de recherche d’emploi et des regroupeurs d’offres d’emploi, et nos prestataires de services gérés qui appartiennent à notre chaîne logistique ; et

·        des tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre, transférer ou avec lesquels nous fusionnons certaines parties de notre activité ou de nos actifs. Par ailleurs, nous pouvons chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec d’autres entités. Si la structure de notre entreprise vient à changer, tous les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles comme stipulé dans la présente politique.

Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et nous les autorisons uniquement à traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions, ce qui implique de respecter la présente politique.

5.    Fondements juridiques

Dans certains pays, lorsque nos entreprises agissent à titre de responsables des données, elles doivent établir des fondements juridiques, tels qu’énoncés par le droit applicable, pour traiter vos données personnelles. En fonction de notre relation avec vous, nous nous appuierons, au besoin, sur un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

Si vous désirez connaître les fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans l’article 13 de cette politique.

6.    Conservation

Nous conserverons vos données personnelles pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel les données personnelles ont été collectées, y compris pour répondre à toute exigence légale, comptable ou de déclaration. Nous envisageons notre relation avec vous comme un soutien dans votre carrière au fil de nombreux postes et missions. En conséquence, nous pouvons conserver vos données beaucoup plus longtemps que la durée d’un seul placement si nous pensons de manière raisonnable que cette relation continue se poursuivra.

Nous supprimerons vos données personnelles de manière appropriée et sécurisée quand celles-ci ne seront plus nécessaires. Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous tenons compte des facteurs suivants :

·        le volume et la nature des données personnelles ;

·        leur sensibilité ;

·        le risque de préjudice potentiel résultant de l’utilisation non autorisée ou de la divulgation des données personnelles ;

·        les objectifs de notre traitement de vos données personnelles ;

·        la possibilité ou non d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens ; et

·        les exigences légales applicables.

Lorsque nous agissons à titre de sous-traitant pour le compte de nos clients qui sont les responsables du traitement, nous conservons vos données personnelles en respectant les périodes de conservation prescrites par nos clients.

7.    Vos droits

Le pays dans lequel vous êtes situé et les lois applicables sur le respect de la vie privée déterminent vos droits relatifs à vos données personnelles. Ces droits peuvent comprendre :

Veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans l’article 13 de cette politique si vous désirez exercer un de vos droits juridiques.

 

Si la loi l’autorise, des frais pourraient vous être facturés pour avoir accès à vos données personnelles ou pour exercer tout autre droit applicable. Nous vous ferons savoir si votre demande implique des frais avant d’y répondre.

Nous pourrions également vous demander certaines informations afin de pouvoir confirmer votre identité, garantir votre droit d’exercer un des droits énoncés dans le tableau ci-dessus et éviter la divulgation de vos données personnelles à toute personne n’ayant pas le droit de les recevoir.

 

Nous répondrons à toutes les demandes légitimes dans les délais prévus par la loi.

8.    Technologie

Nous utiliserons constamment vos données personnelles de manière équitable. Nous pouvons utiliser, à l’occasion, des filtres technologiques afin de trier les demandes d’emploi que nous recevons et associer des offres spécifiques à des candidats. Lorsque nous avons utilisé des outils technologiques de façon significative pour évaluer votre demande d’emploi, nous vous en informerons. Veuillez nous faire savoir, lorsque nous vous contactons, si vous pensez que nous devons prendre en compte d’autres facteurs dans le cadre de votre demande d’emploi.

9.    Sécurité des données

Nous conservons vos données personnelles à la fois dans des locaux de stockage informatique sécurisés et dans des dossiers papier.

Nous avons mis en place un niveau de sécurité approprié pour protéger vos données personnelles, notamment une protection contre un traitement non autorisé ou illicite et contre la perte accidentelle, la destruction ou l’endommagement de vos données.

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer un niveau de sécurité correspondant au risque de préjudice qui pourrait résulter d’un traitement non autorisé ou illicite, d’une perte, destruction, altération accidentelle ou illicite, d’un accès (ou d’une divulgation) non autorisé(e) ou de l’endommagement de vos données personnelles, y compris ce qui suit :

·        des systèmes de verrouillage et de sécurité ;

·        un système chiffrement ;

·        des noms d’utilisateurs et des mots de passe ;

·        un système de détection des virus ;

·        des procédures d’audit et des contrôles réguliers de l’intégrité des données ; et

·        un enregistrement des transferts de fichiers.

Nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui en ont besoin pour travailler. Ils ne doivent traiter vos données personnelles qu’en conformité à nos instructions et sous réserve des contrôles d’accès mentionnés ci-dessus. Ils sont également soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons convenu de mesures de sécurité avec les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles pour garantir que ces tiers les traiteront d’une manière conforme à notre garantie de protection de vos données personnelles.

Nous avons également mis en place des procédures pour gérer toute violation présumée des données personnelles et nous vous informerons et informerons toute autorité de contrôle compétente lorsque la loi le préconisera.

Si vous soupçonnez un abus, une perte ou un accès non autorisé à vos données personnelles, veuillez nous en informer immédiatement en utilisant les coordonnées indiquées dans l’article 13 de cette politique.

10.    Stockage et transfert des données personnelles

·        Données personnelles en provenance du R.-U. ou de l’Espace économique européen (« Données personnelles du R.-U. ou de l’EEE »)

En raison de la nature internationale de notre entreprise, nous pourrions être amenés à transférer des Données personnelles du R.-U. et de l’EEE en dehors du R.-U. et de l’EEE. À titre d’exemple, nous pouvons transférer des données personnelles vers des entreprises du groupe Robert Walters, des prestataires de services et des autorités gouvernementales ou publiques afin d’exécuter nos services de recrutement, de conseil et de management de transition et de respecter nos obligations juridiques.

Si nous transférons bien des Données personnelles du R.-U. et de l’EEE en dehors du R.-U. et de l’EEE, nous veillerons à ce que des garanties appropriées soient en place, par le biais notamment d’accords contractuels approuvés, sauf si certaines exceptions s’appliquent ou si nous sommes autorisés à le faire. Nous vous fournirons, à votre demande, des renseignements détaillés sur les garanties que nous avons mises en œuvre.

Nous, nos prestataires de services et/ou les tiers auxquels nous pouvons divulguer des Données personnelles du R.-U. et de l’EEE pouvons transférer ces données en dehors du R.-U. et de l’EEE.

·        Données personnelles provenant de l’extérieur du R.-U. ou de l’EEE (« Données personnelles hors R.-U. et hors EEE »)

Nous collectons des données personnelles relatives aux personnes dans les pays suivants en dehors du R.-U. et de l’EEE : Afrique, Afrique du Sud, Australie, Brésil, Canada, Chili, Chine (y compris Hong Kong et Taïwan), Corée du Sud, États-Unis d’Amérique, Inde, Indonésie, Japon, Malaisie, Mexique, Moyen-Orient, Nouvelle-Zélande, Philippines, Singapour, Suisse, Thaïlande et Vietnam.

En raison de la nature internationale de notre entreprise, nous pourrions être amenés à transférer des Données personnelles hors R.-U. et hors EEE en dehors du territoire initial dans lequel les données ont été collectées (« Territoire initial »). À titre d’exemple, nous pouvons transférer des données personnelles vers des entreprises du groupe Robert Walters ou des employeurs potentiels dans un des pays énumérés ci-dessus, et à des prestataires de services et des autorités gouvernementales ou publiques afin d’exécuter nos services et de respecter nos obligations juridiques.

Si nous transférons bien des Données personnelles hors R.-U. et hors EEE en dehors du Territoire initial, nous veillerons à ce que ces transferts soient réalisés conformément à la loi en vigueur. Nous, nos prestataires de services et/ou les tiers auxquels nous pouvons divulguer des Données personnelles hors R.-U. et hors EEE pouvons transférer ces données en dehors du Territoire initial.

11.    Politique de respect de la vie privée des tiers

Cette politique vous explique le traitement de vos données personnelles par le groupe Robert Walters. Veuillez également lire les politiques sur la vie privée des plateformes de médias sociaux et des sites internet des tiers par le biais desquels vous êtes arrivé(e) sur un site internet du groupe Robert Walters. Nous vous invitons à lire les politiques de respect de la vie privée que ces sites fournissent avant de leur confier vos données personnelles.

12.    Modifications de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. Les modifications seront communiquées sur notre site internet sept (7) jours avant leur prise d’effet. Nous pouvons modifier cette politique en urgence si nous pensons qu’il est raisonnable de le faire, notamment pour respecter des obligations juridiques ou réglementaires.

13.    Nous contacter

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de nos pratiques en matière de vie privée, ou si vous désirez envoyer une demande pour exercer vos droits à la vie privée, veuillez nous contacter. Vous pouvez :

·        nous contacter par e-mail à l’adresse régionale ci-dessous : 

·        Contactez notre responsable de la protection des données :

Richard Harris

DPO@robertwalters.com

 

·        Contactez notre représentant dans l’UE (RESOURCE SOLUTIONS UK UNIQUEMENT) :

Sandy Scott

eu.representative@robertwalters.com

 

14.    Informations spécifiques aux pays