'Virtuele' secretaressedag? 4 tips om uw medewerkers virtueel in de bloemetjes te zetten

Donderdag 15 april vieren we opnieuw Secretaressedag, een jaarlijks terugkerende dag waarbij werkgevers en collega’s hun Secretaresse of Management Assistant in het zonnetje zetten. Traditioneel krijgen Secretaresses die dag een boeketje bloemen of iets dergelijks op kantoor, maar net zoals vorig jaar zal dat dit jaar iets anders verlopen, nu heel wat medewerkers nog steeds thuiswerken. Uit recent onderzoek blijkt dat een gebrek aan waardering één van de grootste frustraties is op het werk.

Maar hoe toon je je appreciatie voor je Secretaresse (en voor álle medewerkers trouwens) terwijl iedereen thuiswerkt? Wij geven een aantal tips hoe je je medewerkers op een dag als deze toch virtueel in de bloemetjes kan zetten.

Voor één op vijf medewerkers is gebrek aan waardering één van de grootste frustraties op het werk. Maar hoe toon je appreciatie voor je Assistent (en voor álle medewerkers) terwijl we met z’n allen thuiswerken? Wij geven een aantal tips.

Home delivery

Traditioneel geven Managers hun Management Assistant een boeketje bloemen. Uiteraard kan er nog steeds een boeket of een geschenkbon aan huis geleverd worden, maar waarom niet iets nuttigs dit jaar? Uit onze recente salarisenquête blijkt dat onvoldoende IT faciliteiten een van de grootste frustraties zijn op het werk. Mogelijk zit uw Assistent de hele dag thuis op een niet al te comfortabele keukenstoel, met rugpijn als gevolg. Online kan je makkelijk een aantal nuttige geschenken bestellen zoals een bureaustoel, een headset, een groter computerscherm,… dat je op zijn of haar thuisadres kan laten leveren. Vergeet niet om er een persoonlijk bedankkaartje aan toe te voegen!

Opleiding

Is de werkdruk bij je Assistent op dit moment wat lichter dan gewoonlijk? Profiteer ervan! Een kalmere periode is hét uitgelezen moment om te investeren in opleiding. Denk na bij welke opleiding uw Assistent baat zou hebben of stel de vraag waar hij of zij interesse in heeft. Er zijn tal van online cursussen mogelijk. Afhankelijk van het paritair comité waartoe de organisatie behoort, zijn zelfs heel wat cursussen gratis. Door het aanbieden van trainingen en de kans om zich verder te ontwikkelen, zorg je als werkgever voor de loyaliteit van je medewerkers, dus ook jij en de organisatie vaart er alleen maar wel bij.

Flexibiliteit

Flexibele werkuren staan in de top 3 van factoren die bepalend zijn voor job tevredenheid. Pin je niet vast op de ‘normale’ kantooruren in deze tijden, maar wees flexibel. Heel wat medewerkers combineren hun job op dit moment met een gezinsleven, wat niet altijd evident is. Zeker niet wanneer de scholen en opvang gesloten zijn, en tijdens vakantieperiodes. Vindt jouw Assistent het makkelijker om vroeg te starten ’s ochtends om dan overdag wat tijd te kunnen doorbrengen met de kinderen en ’s avonds opnieuw in te loggen om verder te werken? Toon vertrouwen en stel hem of haar gerust door je hierin flexibel op te stellen. Je zal zien dat je medewerkers heel wat productiever zullen zijn als ze weten dat hun werkuren aangepast kunnen worden.

Teamspirit

‘We’re all in this together’, dus laat ons er het beste van maken. We zien elkaar niet meer elke dag, en voor medewerkers die alleen wonen kunnen het eenzame dagen zijn.

Voer niet enkel je communicatie via email, maar zorg voor een dagelijks persoonlijker contact via een videogesprek. Organiseer op het einde van de werkweek een vast e-apero moment via Teams of Zoom met het hele team, waar over andere zaken dan het werk gepraat wordt.

Dit is tevens het uitgelezen moment om een aantal medewerkers in de bloemetjes te zetten: je Assistent, maar ook medewerkers feliciteren die een bepaalde doelstelling behaald hebben bijvoorbeeld. Op die manier wordt de relatie tussen collega’s ook aangescherpt.